E-mailadressen van gasten: wat mag je als restaurant?

Een e-mailadres van een gast is waardevol. Je kunt iemand uitnodigen voor een nieuw menu, een wijnavond of gewoon laten weten dat je aan ze denkt. Maar mailen met reclame mag niet zomaar. Dit zijn de regels, zoals de Autoriteit Consument & Markt (ACM) ze uitlegt.

Dit artikel is algemene uitleg en geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie, vraag het dan na bij een jurist.

De hoofdregel: eerst toestemming

De regels staan in artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet. De ACM vat ze samen: stuur reclameberichten alleen naar mensen die vooraf toestemming gaven. Die toestemming moet aan een paar eisen voldoen:

• Een bewuste keuze. Een vooraf aangevinkt vakje, druk of een zin in je algemene voorwaarden telt niet.
• Duidelijk over reclame. De gast moet weten dat hij reclame of acties gaat krijgen, niet alleen bijvoorbeeld een bevestiging.
• Aantoonbaar. Je moet de toestemming tot 5 jaar na het versturen kunnen bewijzen. Bewaar dus wanneer en hoe iemand ja zei.

De uitzondering voor bestaande klanten

Volgens de ACM mag je bestaande klanten ongevraagd berichten sturen over producten of diensten die te maken hebben met eerdere aankopen. Ook dan moet de klant zich kunnen afmelden en moet duidelijk zijn wie de afzender is. De uitzondering is smal. Met een losse, duidelijke toestemming zit je altijd goed.

Afmelden moet makkelijk en gratis

In elk bericht moet een afmeldmogelijkheid staan die snel en gratis werkt. Volgens de ACM mag dat niet via een ingewikkelde vragenlijst, en mag je er geen gegevens of iets anders voor terugvragen. Ook moet in elk bericht duidelijk zijn wie de afzender is, dus geen fantasienaam.

De AVG zegt hetzelfde vanuit privacy: iemand moet op elk moment en kosteloos bezwaar kunnen maken tegen het gebruik van zijn gegevens voor direct marketing. Meldt iemand zich af, dan stop je.

Zo pak je het in je restaurant goed aan

• Vraag reclame apart. Wil een gast een reservering, bon of aanbod per e-mail ontvangen, gebruik dat adres daarvoor. Voor nieuws en acties vraag je los toestemming, met een vakje dat niet al aangevinkt is.
• Leg vast wat je gevraagd hebt. Datum, tijd en de tekst bij het vakje. Dan kun je het later aantonen.
• Zet in elke mail een afmeldlink die met één klik werkt, en verwerk afmeldingen meteen.
• Houd lijsten per zaak. Gaf iemand toestemming voor jouw restaurant, dan geldt die niet automatisch voor een andere zaak.

Zo werkt het ook in Seeya: een gast kan zijn aanbod naar zijn e-mail sturen, en kiest daarnaast zelf met een apart vakje of hij nieuws en acties van dat restaurant wil krijgen. Elke mail heeft een afmeldlink, en toestemming wordt per restaurant bewaard.